Outlook Otomatik Mail Yanıtlama Nasıl Yapılır?

Zamanı değerlendirme konusunda son derece titiz olan özel sektörde çalışanların yıllık izne ayrıldığında muhataplarını bilgilendirme amaçlı otomatik yanıtı aktif etmesi oldukça sık kullanılan bir bilgilendirme yöntemi oldu.

Farklı mail servislerinde ve masaüstü yazılımlarının neredeyse tamamında bulunan otomatik yanıt özelliğini bu yazımda kısaca anlatmaya çalıştım.

Öncelikle karşı tarafa gitmesini istediğimiz otomatik yanıtı belirlememiz gerekiyor. Özellikle satış ve pazarlama departmanı gibi dış yazışmaları önemli olan çalışanların muhakkak mail gönderen kişiyi bir muhataba yönlendirmesi gerekiyor.

“02.07.2013-09.07.2013 tarihleri arasında yıllık izinde olacağımdan bu mailinize dönüş yapamayacağım. Acil durumlarda xxxxxx kişiye yyyyyy telefon numarasından ulaşabilirsiniz.”

Outlook’da mailleri otomatik yanıtlamanın çeşitli yöntemleri bulunmaktadır. Bu yazımızda sadece bir yöntemi açıklayacağım.

 

1- Gelen mailleri otomatik yanıtlama modülünü kullanmak için, Outlook’a değil, web mail arayüzüne giriş yapıyoruz. Açtığımız browserda adres sekmesine «mail.siteadresi.com» yazıp «enter»a tıklıyoruz.

outlook-otomatik-mail-yanıtlama

2-Öncelikle dili «Türkçe» olarak ayarlayıp; kullanıcı adı kısmına mail adresimizi, parola kısmına da mailimizin parolasını yazıyoruz ve «Giriş» butonuna tıklıyoruz.

outlook-otomatik-mail-yanıtlama-2

3-Giriş yaptığımızda karşımıza bu ekran gelecek. Açılan ekrandan üst kısımdaki sarıyla boyanmış «Seçenekler» butonuna tıklıyoruz.

 

outlook-otomatik-mail-yanıtlama-3

4-«Seçenekler» butonuna tıkladığımızda sol alanda açılan sekmelerden önce «Posta» , açılan alt menüden de «Otomatik Yanıt» butonuna tıklıyoruz.

outlook-otomatik-mail-yanıtlama-4 

5-Karşımıza gelen ekranda «Etkinleştirmek Auto Tepki» kısmı pasif durumda olacak. Bunu aktif etmek için öncelikle resimde sarıyla boyadığım alanı tikliyoruz. Ardından bize mail atan kişilere otomatik yanıt olarak gitmesini istediğimiz «Konu başlığını» ve «İçeriği» yazıp alt alandaki kaydet butonuna tıklıyoruz.

outlook-otomatik-mail-yanıtlama-5

Not: Konudaki ekran görüntüleri hosting sağlayıcınızın sunduğu webmail sistemine göre farklılık gösterebilmektedir.

Yaşadığınız sıkıntılarda yorum yazmaktan çekinmeyiniz…

Site Footer